1 – Contexte

Le Centre culturel Georges-Vanier (CCGV) est un organisme à but non lucratif qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.

La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont le CCGV les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont le CCGV traite leurs renseignements personnels. Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par le CCGV par un moyen technologique.

2 – Application et définitions

Cette politique s’applique au CCGV, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants, bénévoles, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte du CCGV. Elle s’applique également à l’égard du site Internet du CCGV, ainsi que par tous les sites Internet contrôlés et maintenus par le CCGV.

Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par le CCGV, que ce soit les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses membres ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites Internet ou autre).

Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.

Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.

De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une
fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère
public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.

3. Collecte, utilisation et communication

Dans le cadre de ses activités, le CCGV peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. Les types de renseignement que le CCGV pourrait collecter, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués à l’Annexe A de la présente politique.

Le CCGV informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi. Le CCGV applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :

Consentement

• De façon générale, le CCGV collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées (voir l’Annexe A pour plus de détails). Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.
  
• Normalement, le CCGV doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, le CCGV peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où le CCGV peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.

Collecte

• Dans tous les cas, le CCGV ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.
  
• Veuillez noter que les services et programmes du CCGV ne visent pas les personnes mineures, et de façon plus générale, le CCGV n’obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs (dans ces cas, les renseignements ne peuvent être recueillis auprès de lui sans le consentement d’un parent ou tuteur).
  
• Collecte auprès de tiers. Le CCGV peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, le CCGV demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés au CCGV.

Dans certaines situations, le CCGV peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.

Également, le CCGV peut recueillir des renseignements personnels, indirectement, en ayant notamment recours à des tierces parties qui disposent de leurs propres conditions et de leur propre politique de confidentialité.

Cette collecte par l’entremise de tiers peut s’avérer nécessaire pour recourir à certains services ou programmes, ou pour autrement faire affaire avec le CCGV. Lorsque requis, le CCGV recueillera le consentement de la personne au moment opportun.

Détention et utilisation :

• Le CCGV veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.
  
• Le CCGV ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que le CCGV veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévue par la loi, le CCGV peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, p. ex. :
  
  • lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
    
  • lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
    
  • lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.

• Accès limité. Le CCGV doit mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. Le CCGV demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.

Communication :

• Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, le CCGV obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, le CCGV devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.
  
• Communication à l’extérieur du Québec : Il est possible que les renseignements personnels détenus par le CCGV soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque le CCGV a recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs se situent hors Québec ou lorsque le CCGV fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province.

Informations supplémentaires sur les technologies utilisées :

Utilisation de témoins de connexion

Des témoins de connexion (« cookies » ou technologies similaires) sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site Internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.

Les sites Internet contrôlés par le CCGV utilisent des témoins de connexion notamment :

• Pour mémoriser les réglages et préférences des visiteurs, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante.
  
• À des fins statistiques pour connaître le comportement des visiteurs, le contenu consulté et permettre l’amélioration du site Internet.
  
  Les sites Internet contrôlés par le CCGV utilisent les types de témoins suivants :
  
  
• Témoins de session: Il s’agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite du site Internet seulement.
  
• Témoins persistants: Ils sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du site.

Il est également possible d’activer et de désactiver l’utilisation des témoins de connexion en changeant les préférences dans les paramètres du navigateur utilisé.

Autres moyens technologiques utilisés

Le CCGV recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à un site Internet contrôlé par le CCGV (par exemple, son formulaire de contact, son formulaire d’adhésion pour devenir membre, son formulaire pour s’inscrire à l’infolettre et aux séminaires), des questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires (p. ex. Microsoft Forms, Google Forms, Framaforms, LimeSurvey, etc.).

Si le CCGV recueille des renseignements personnels en offrant un produit ou un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, le CCGV doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).

4. Conservation et destruction des renseignements personnels

Le CCGV ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf demande expresse contraire des personnes concernées.

Les renseignements personnels utilisés par le CCGV pour prendre une décision relative à une personne doivent être conservés durant une période d’au moins un an suivant la décision en question ou même sept années après la fin de l’année fiscale où la décision a été prise si celle-ci a des incidences fiscales, par exemple, les circonstances d’une fin d’emploi.

À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, le CCGV s’assurera :

1. de les détruire; ou
   
2. de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la
   personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements
   personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.

La destruction de renseignements par le CCGV doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la
protection de ces renseignements.

La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par le CCGV concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels du CCGV (indiqué dans la présente politique) pour en savoir davantage.

5. Responsabilités du CCGV

De manière générale, le CCGV est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.

Le responsable de la protection des renseignements personnels du CCGV est le directeur ou la directrice générale. Il ou elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, le président du
CCGV assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.

Les membres du personnel du CCGV ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique. Les rôles et les responsabilités des employés du CCGV tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique du CCGV à cet égard, le cas échéant.

6. Sécurité des données

Le CCGV s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section 2) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé. Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès limité aux renseignements
personnels, le CCGV doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.

7. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels du CCGV, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par le CCGV et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.

Le responsable de la protection des renseignements personnels du CCGV doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.

Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.

Elles peuvent également demander au CCGV quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes au CCGV qui y ont accès et leur durée de conservation.

8. Processus de traitement des plaintes

Réception

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par le CCGV, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels du CCGV, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par le CCGV. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

Traitement

Le CCGV s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.

Dans les trois mois suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels du CCGV pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par le CCGV est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

Le CCGV doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

Toutefois, le CCGV invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par le CCGV.

9. Approbation

La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels
du CCGV, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels : La direction générale.

Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel (protection.renseignements@ccgv.ca).

10. Publication et modifications

La présente politique est publiée sur le site Internet du CCGV, ainsi que sur tous les sites Internet contrôlés et maintenus par le CCGV, auxquels s’applique la présente politique, et ce, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.

Le CCGV doit également faire de même pour toutes les modifications à la présente politique, lesquelles devront également faire l’objet d’un avis pour en informer les personnes concernées.

*Notes : Veuillez noter que l’emploi du genre masculin a pour but d’alléger la présente politique et d’en faciliter la lecture.

Tableau des versions et des changements :

Version	En vigueur le	Changements depuis la dernière version
1.0	26 septembre 2024	S.O. – Première version

Annexe A
Voici une liste non exhaustive sur les types de renseignements que le CCGV pourrait collecter, leur utilisation, ou l’objectif visé, ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis. Ainsi, cela comprend, sans s’y limiter, les éléments qui suivent.

Veuillez noter que la plupart des renseignements personnels gérés par le CCGV sont des renseignements personnels d’employés, de candidats pour un emploi et de consultants. Pour ce qui est des autres catégories de personnes indiquées dans le tableau ci-dessous, les renseignements fournis sont, dans la majorité des cas, des renseignements de nature professionnelle ou d’affaires (voir la section 2 sur les coordonnées professionnelles). À noter que dans la majorité des cas, le CCGV recueille également le titre/fonction professionnel(le) des personnes, le nom de l’organisation et/ou l’adresse de l’organisation (voir la section 2 sur les coordonnées professionnelles).

Relation avec le CCGV	Type de renseignement personnel	Fin de la collecte / utilisations	Manière de recueillir les renseignements (moyens)
	L’une ou l’autre de ces informations, lorsqu’elles sont nécessaires :	Utilisés pour :	Peuvent être recueillis :
Clients	– nom – numéro de téléphone – courriel – renseignements bancaires (lorsque nécessaire) – Langue – Code postal	– établir et gérer les relations avec la clientèle (et obtenir un moyen de communication) – fournir un service (p. ex. cours, location de salle) – recueillir des informations dans le cadre d’un programme ou d’un paiement. À noter qu’il est parfois nécessaire de communiquer les renseignements fournis au programme visé – répondre à une demande de renseignement sur l’écosystème de la cybersécurité ou toute autre demande de renseignements – inscrire les clients à des événements organisés par le CCGV – connaître la langue privilégiée de communication – assurer le paiement des coûts liés aux services ou programmes – l’inscription à l’infolettre et aux séminaires du CCGV – fournir des formations – mener toute autre activité de marketing ou de recherche	– au moyen de formulaires Web intégrés à un site Internet contrôlé par le CCGV, de questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils technologiques de formulaires. – par courriel (directement ou par l’entremise d’un document ou autre type de formulaire joint) – auprès de tiers
Candidats à l’emploi et employés	– nom – numéro de téléphone – courriel – renseignements bancaires – numéro d’assurance sociale – date de naissance – adresse	– la gestion des communications avec le candidat ou l’employé – assurer le fonctionnement du système de paie	– par courriel – par téléphone
Partenaires du CCGV / Consultants / Fournisseurs de services	– nom – numéro de téléphone – courriel – coordonnées bancaires (lorsque nécessaire) – adresse (lorsque nécessaire) – langue (lorsque nécessaire)	– établir le partenariat (signature d’ententes de partenariats) – la gestion des communications – la facturation – la gestion des mandats – connaître les langues dans lesquelles ils peuvent fournir des services	par courriel (directement ou par l’entremise d’un document ou autre type de formulaire joint)